Wie kann ein Unternehmen sicherstellen, dass es jederzeit den Überblick über seine Softwarelizenzen behält?
Es gibt verschiedene Maßnahmen, um den Überblick über die im Unternehmen eingesetzten Softwarelizenzen zu behalten. Sehr hilfreich ist ein Lizenz- und Asset-Management-Tool, das alle Assets und Lizenzen zentral an einem Ort verwaltet. Mit dem Tool kann eine regelmäßige Inventarisierung der aktuell installierten Software durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass alle Lizenzen korrekt zugewiesen sind. Auch das Vertragsmanagement wird durch den Einsatz eines Tools erleichtert, da die Lizenzverträge und -vereinbarungen darin gut organisiert und leichter zugänglich gemacht werden können. Eine weitere Maßnahme sind regelmäßige interne Audits, um zu überprüfen, ob die jeweilige Software lizenzkonform genutzt und dokumentiert wird.
Welche besonderen Herausforderungen gibt es beim Lizenzmanagement in Cloud- und hybriden IT-Umgebungen?
Hybride Umgebungen kombinieren On-Premise-, Private- und Public-Cloud-Dienste, das macht die Verwaltung von Lizenzen per se komplexer. Die jeweiligen Hersteller haben unterschiedliche Lizenzmodelle und -bedingungen. Mit den schnell voranschreitenden Entwicklungen bei den einzelnen Software-Produkten und deren Lizenzierung Schritt zu halten und ein tieferes Verständnis für die jeweiligen Lizenzbedingungen zu entwickeln, ist besonders herausfordernd. Ein Vorteil in der Cloud ist zwar die flexible Skalierung der Ressourcen, jedoch kann dies die Lizenzverfolgung erschweren. Darüber hinaus sind On-Premise-Lizenzen nicht immer bzw. nur unter bestimmten Voraussetzungen in die Cloud übertragbar ("Bring Your Own License").
Wie unterscheidet sich das Lizenzmodell von On-Premise-Software und Cloud-Software?
Ein großer Unterschied liegt in der Bereitstellung und Nutzungsdauer. Bei On-Premise-Software werden in aller Regel ein Download zur aktuell lizenzierten Software-Version, der dazugehörige Schlüssel sowie Vertrags- und Lizenzunterlagen für ein dauerhaftes Nutzungsrecht geliefert. Die Installation erfolgt lokal auf den Servern und Computern des Unternehmens. Meist kann optional ein zusätzlicher Software-Wartungsvertrag für das Anrecht auf neuere Versionen sowie Support abgeschlossen werden. Cloud-Software hingegen wird von den jeweiligen Herstellern gehostet und über das Internet für ein zeitlich beschränktes Nutzungsrecht bereitgestellt. Die Abrechnung erfolgt in aller Regel auf Basis eines Abonnementmodells mit monatlichen oder jährlichen Gebühren. Über die Gebühren werden sowohl die Wartung als auch Updates abgedeckt. In der Cloud gibt es zudem die Möglichkeit einer nutzungsbasierten Abrechnung. Dabei wird nur der tatsächliche Verbrauch der Cloud-Ressource in Rechnung gestellt.
Welche Risiken entstehen, wenn Lizenzen nicht korrekt verwaltet werden, und welche Konsequenzen drohen?
Das bekannteste Risiko sind Strafen und Schadenersatzforderungen der jeweiligen Software-Hersteller, die bei externen Audits entstehen können, wenn eine Unterlizenzierung - z. B. >=5% - festgestellt wird.
Oft unterschätzt wird die Überlizenzierung; Unternehmen zahlen für ungenutzte oder doppelte Lizenzen, was zu unnötigen Kosten führt. Auch unzureichende oder veraltete Software kann Sicherheitslücken aufweisen und eine ideale Angriffsfläche für Cyberkriminelle bieten. Eine weitere Konsequenz könnte die Unterbrechung von kritischen Geschäftsprozessen sein, da die Software aufgrund einer falschen Lizenzierung nicht mehr funktioniert oder abgelaufen ist.
Wie kann TechniData Unternehmen dabei unterstützen, den Überblick über ihre Software-Lizenzen zu behalten?
Mit dem TechniData Lizenz-Check helfen wir Unternehmen, das "Lizenz-Chaos" in den Griff zu bekommen. Eines der größten Ziele unseres Service ist die Minimierung des Risikos einer Unter- und Überlizenzierung. Hat ein Unternehmen bisher kein Lizenz- und Asset-Management-Tool eingesetzt, können wir unsere Lösung anbieten, implementieren und in Betrieb nehmen. Mit regelmäßigen System-Scans schaffen wir größtmögliche Transparenz über die aktuell eingesetzten Assets und installierte Software. Parallel prüfen wir die bisherigen Lizenz- und Vertragsunterlagen und analysieren den vorhandenen Bestand hinsichtlich der Produktbestimmungen und Nutzungsrechte der jeweiligen Hersteller, um eine Lizenzbilanz erstellen zu können. Die Lizenzbilanz deckt sowohl Über- als auch Unterlizenzierungen auf. Darauf aufbauend geben wir Handlungsempfehlungen, damit die Unternehmen sich für die Zukunft optimaler aufstellen und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Nicht zuletzt stehen wir für lizenzrechtliche Fragen beratend zur Seite.